Основным источником данных в каждой компании или организации являются документы. Они разрабатываются и существуют в рамках различных процессов по бизнесу. Такой контент появляется на различных этапах работы, как вначале, так и после завершения. Если многие рутинные дела занимают большое количество времени, а подыскать ответственного человека и выявить стадию проведения процесса – это целое испытание, то выходом станет удобная система электронного документооборота в Украине.
Под системой электронного документооборота подразумеваются специальные программы, которые предназначены для работы с документацией в электронном виде на любых стадиях цикла – редактирование, исправление, формирование, архивное хранение. Современные системы обеспечивают поддержку возможностей маршрутизации документации и, безусловно, ряд базовых задач – классификация, поиск и пр. Документы и бизнес-процессы всегда взаимосвязаны.
Вот почему современные автоматизирующие системы должны содержать перечень инструментов для работы как в процессах, так и в информационном поле.
Итак, главным компонентом в работе системы является непосредственно документация, которая имеет два компонента – реквизиты и определенную информацию. В рассматриваемой системе выполняются задачи учета, регистрации и наблюдения за распорядительной и организационной работой. Постепенно с развитием в системах электронных возможностей работы с документацией возникли и дополнительные функции для работы с договорами, заявками, счетами и др.
Рассмотренный спектр возможностей имеется и в других системах глобальной сети, но работать именно с СЭД будет более понятно и комфортно. Ведь вы можете взаимодействовать исключительно со структурированной документацией, а не со всей корпоративной информационной базой в целом.
